Mi a legfontosabb szempont egy beszállító kiválasztásakor (ami nem az ár)

A Thera-Team Kft. 1995 óta foglalkozik kis- és nagykereskedelmi tevékenységgel. 2015-ben már 100 millió feletti forgalmú volt a vállalkozás. Több évtizedes beszállító kapcsolatban állunk a piac olyan meghatározó szereplőivel, mint a Hervis sportboltok, Salus Gyógypont, Wellmed (Rextra) gyógyászati boltok, Teva gyógyászati boltok vagy az Euromedic gyógyszer nagykereskedés. Pontosan tudjuk, hogy mit jelent egy több tíz milliárdos árbevételű cégnek az – hogy „megbízható” beszállítói partnereik vagyunk.

A hosszú távon sikeres beszállítói együttműködések, biztosan nem a legolcsóbbak!

A probléma kulcsa a fejünkben van, sokan azt gondolják, hogy ha kizárólag ár alapján döntenek egy beszállító kiválasztásakor, akkor jó döntés hoznak. Rövid távon még igazuk is lehet, hiszen olcsón tudnak hozzájutni a kiválasztott áruhoz vagy a megrendelt szolgáltatáshoz.

Egy megbízható beszállítónál a garancia, a pontos szállítás vagy a folyamatos kommunikáció ugyanúgy természetes, ahogyan az is, hogy a márkaszerviz írásbeli jótállást ad az általa elvégzett munkára.

Mit jelent a megbízhatóság

Ha a vállalkozásod nem tudja, hogy mit jelent számára a megbízhatóság – akkor nem csoda, hogy nem tudsz különbséget tenni egy megbízhatónak tűnő és egy valóban megbízható beszállító között.
Legtöbbször – az ár és a szállítással kapcsolatban szokott gondot okozni a megbízhatóság meghatározásának kérdése.

Sokan az árra nem tekintenek máshogy, mint egy számra. Pedig az ár sokkal többet jelent egy számnál.

Belegondoltál már abba, hogy a beszállítód egy naptári évben hányszor módosítja az árat. Mindig másra hivatkozva. Egyszer a Ft / Euro árfolyam miatt, egyszer a gázolaj drágulása miatt, egyszer pedig a megváltozott logisztikai költségek miatt. Egy kiszámítható és megbízható beszállítói kapcsolat egyik alapja (persze ez iparáganként változó), hogy kiszámíthatóak az árak. A partner időben tájékoztat az árváltozásról, több éves tapasztalat után pedig rájössz, hogy ha történik árváltozás, akkor az mindig ugyanakkor történik. Ezt jelenti a kiszámíthatóság.

Mi büszkék vagyunk arra, hogy a külső tényezők ellenére több évtizede megbízhatóan és kiszámíthatóan tájékoztatjuk partnereinket az árváltozásról. Nálunk ezt azt jelenti, hogy egy naptári évben egyszer változtatunk árat és erről partnereinket legalább 30 naptári nappal korább értesítjük is, valamint az árváltozás kezdetének ideje mindig március 1-re esik. Amennyiben ilyen kiszámítható partnerrel dolgozol, akkor elkerülheted azt, hogy rendszeren olyan e-mailed érkezzen, melyben árváltozásról tájékoztatnak, az ilyen e-mailekről pedig tudjuk, hogy rengeteg plusz munkát jelentenek.

Tedd fel magadnak az őszinte kérdést, mi volt az a legutóbbi program, amit le kellett mondanod amiatt, hogy érkezett egy e-mail, melynek tárgya az volt, hogy „Árváltozás”.

Pontosan szállítani vagy „fűt-fát” megígérni?

A kereskedelemben az ár után a szállítás következik, mint legfontosabb szempont a beszállítók esetében. De vajon mit jelent az, hogy megbízható szállítás? Azt, hogy a megrendelt terméket elhozza a beszállító a telephelyemre, csak véletlenül egy doboz a raktárban maradt vagy azt, hogy a leadott megrendelés után pár nappal egyszer csak „csengett” a szállító, hogy meghozta az árut.

A megbízható szállítás a kommunikációnál kezdődik. A rendelések leadás ma már digitálisan történik a legtöbb esetben, egy megbízható beszállító rugalmas. A rugalmasság azt jelenti, hogy kizárólag a megrendelőn múlik, hogy milyen írásos formában jutatja el a megrendelés a beszállítóhoz.

A jelenlegi beszállítóid mennyire rugalmasak? Kizárólag telefon fogadják a rendelést? Csak az általuk küldött excelt fájlt tekintik megrendelésnek?

Nálunk a legjellemzőbb rendelési mód, hogy a partnerünk a saját vállalatirányítási rendszerén belül rögzít egy szállítói rendelést és ennek digitális verzióját elküldi a partnereknek fent tartott központ címünkre e-mailben. A Thera-Team Kft-nél olyan e-mail rendszert használunk, hogyha beérkezik egy új üzenet, az addig olvasatlan és új marad, míg arra valamelyik illetékes kollégánk nem válaszol.

Ahogy megkapjuk partnerünktől a megrendelést a lehető legrövidebb időn belül válaszolunk neki, melyben egy digitális visszaigazolást küldünk, arról, hogy:

• mikor szállítjuk a terméket
• ki fogja szállítani a terméket
• minden termékből van-e raktáron, amit rendelt
• ha nincs raktáron a termék, akkor várhatóan mikor fog érkezni a termékből

Egyedi igényeknek megfelelően pedig elküldjük a szállítólevél és a számla digitális másolatát is a megrendelőnek.

Megrendelőként senki sem szeret a beszállítóra telefonálni, hogy mikor érkezik az áru, mennyi van belőle raktáron, vajon ki fogja hozni a csomagot (saját szállító vagy egy futárcég). A megbízható beszállító, megbízhatóan és folyamatosan kommunikál a megrendelővel, hiszen a megbízható szállítás a kommunikációval kezdődik.

„Ez a termék sajnos már kifutott”

Ismerősen hangzik ez a mondat? Ha igen, akkor nagy valószínűséggel sajnos nem dolgozol megbízható beszállítóval jelenleg. A termékek, a raktárkészlet, ahogyan a szállítás is a kommunikációnál kezdődik. Egy megbízható partner időben tájékoztat, az esetleges készlethiányról, valamint arról is, ha egy termék gyártását a gyártó megszünteti. A fentiek kizárólag akkor tudnak megvalósulni, ha megrendelő és a beszállító partner között rendszeres és kétirányú kommunikáció történik. Az üzleti szektorban a hírlevelek és postai levelek megléte szerencsére nem annyira zavaró, mint a magánéletben.

A kulacs azonban a kétirányúságon van, amennyiben a megrendelő megkapja ugyan a beszállítói tájékoztatókat, de azokat nem olvassa el, akkor a kapcsolat könnyen egyoldalúvá válik, ami sosem vezet jóra – tudjuk ezt az élet más területeiről.

Igen, mi küldünk rendszeresen hírlevelet partnereinket (havonta több alkalommal is), ennek elolvasása nem rajtunk múlik, de egy-egy ilyen tájékoztatóval megteszünk mindent azért, hogy partnereink a lehető leghamarabb értesüljenek az esetleges termék és raktárkészlet változásokról.

A hitelesség a mai internetes világban az egyik legfontosabb bizalomépítő eszköz a vásárló és a kereskedő között. A rendszer kommunikációval lehetővé tesszük partnereink számára, hogy hitelesek legyen a vásárlóikkal szemben. Aki a kereskedelemben dolgozik, tudja, hogy nincs annál kellemetlenebb szituáció, mint amikor a beszállító nem szól a készlethiányról a partnernek, a vásárló megrendeli a terméket a partner webáruházán keresztül, majd a partner leadja a megrendelést a beszállítónak, aki közli a partnerrel, hogy „sajnos elfogyott a termék és nem lesz 1 hónapig”. Ebben a helyzet minden partner utál lenni, hiszen a vásárlót neki kell felhívni és neki okoz kényelmetlenséget a megbízhatatlan beszállító.

Ekkor teszi fel a kérdést a partner, immár sokadik alkalommal, hogy:

„Biztos, hogy a legolcsóbb beszállítót kellett volna választanom?„

A válasz egyértelműen nem, hiszen az alacsony ár mellé szinte biztosan nem társulnak olyan szolgáltatások a beszállító részéről, amiket fentebb írtam.

A fentiekhez hasonló működő megbízható cég(ek) léteznek, ez nem egy utópisztikus írás. Ha neked viszont csak az ár számít ezeket után is, akkor egy ilyen beszállító tényleg csak álom marad.

Csinálj magad egy szabadnapot!

Igen, bármilyen egyszerűnek is tűnik, ezzel a feladattal kell kezdened, ha változást szeretnél. Kérlek, szánj arra egy napot, hogy végiggondolod és leírod magadnak a jelenlegi beszállítóidat a fentiek szerint pontokba szedve. Ebből a listából már látni fogod, hogy melyik cégek azok – akik eddig a legtöbb plusz feladatot adták neked. A következő lépésben nézd meg, hogy azok a termékek, amiket az adott beszállítótól szerzel be mekkora árbevétel / profitot / árrés tömeget / stb. hoznak neked havonta / negyedévente / évente. Ezeket a számokat elemezd a vállalkozásodra nézve.

Amint megvannak az adatok látni fogod, hogy vannak, olyan beszállítok, akikkel nem jó együtt dolgozni és ráadásul még a cég bevételeit sem befolyásolják érdemben. Ezeket a beszállítókat véleményen szerint érdemes elengedni. Azokkal a partnereidet érdemes alaposan megvizsgálnod, akik hatással vannak cégedre, de jelenleg sok problémát okoznak neked. Velük vedd fel a kapcsolatot, mert lehet – hogy csak a kommunikáció hiányzik köztetek a tökéletes együttműködéshez.

Amint megszüntetted a kapcsolatot a régi és rossz beszállítóiddal és már csak a számodra megfelelő partnerekkel dolgozol együtt, akkor el fog jönni az az állapot, hogy nem fognak meglepetés levelek jönni az „árváltozásról”. Ezzel a lehetőséggel élned kell, azt a rengeteg időt, amit most kapni fogsz, használd ki. Sokan sokfélét tudnának tanácsolni, hogy mit lehetne, vagy mit lenne érdemes tenned ezzel az időmegtakarítással, én családos emberként és apaként, azt tudom mondani, hogy azt az időt – amit a rossz beszállítókra vesztegettél el – azt a jövőben töltsd a családoddal.

Ha tetszett az írásom és szeretnél egy olyan megbízható beszállító partnerrel együtt dolgozni, mint amilyenek mi vagyunk, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot az űrlap kitöltésével.

Közvetlenül nekem írni, pedig az oltvanyi.peter@thera-team.hu e-mail címre tudsz.

 

A szerzőről:

Oltványi Péter

Feleségem családi cégében dolgozni öröm és kihívás is egyben. A 25 éve alapított Thera-Team Kft. munkáját közel 10 éve segítem. Kislányom megszületése óta az a célom, hogy egy olyan megbízható, folyamatosan fejlődő, őszinte kollégákból álló és több család számára megélhetést biztosító céget építsek, ami a jövőben egy harmadik generációs családi vállalkozássá válik.